Cómo usar Kanban

El método y las herramientas Kanban son cada vez más conocidas y utilizadas. Seguramente has oído hablar de ellas y de  cómo ayudan a la organización y eficiencia de los equipos. Vamos a ver qué necesitamos y cómo podemos usarlo de forma adecuada.

Para comenzar a usar Kanban tenemos que tener claro que se basa en una forma de trabajo colaborativa, en la que se da valor a la comunicación y la coordinación, así como busca generar un proceso de organización simple y visual. Además, es importante tener en cuenta que es la metodología ágil que menor costo de adaptación tiene para las compañías acostumbradas a las metodologías tradicionales.

En segundo lugar es importante tener claro que Kanban tiene un mejor rendimiento en modelos de trabajo en donde existe gran cantidad en la prioridad de las tareas y se pueden generar e introducir cambios en cualquier momento. Esto habla de la flexibilidad de la técnica.

En Kanban existen 3 reglas que nos guían en su correcto uso:

1. Mostrar el proceso. Consiste en la visualización de todo el proceso en un tablero público (físico o virtual).  Dividimos el tablero en columnas que reflejan los procesos.de trabajo y que indican el avance de los productos o tareas de izquierda a derecha.

El objetivo de mostrar el proceso es que se pueda entender mejor el proceso de trabajo actual, por tanto conocer los posibles problemas y poder tomar decisiones, a la vez que se mejora la comunicación y permitir que los procesos futuros sean más predecibles.

2. Limitar el trabajo en curso (WIP). Consiste en acordar al principio de todo la cantidad de ítems (tarjetas/ tareas) que pueden abordarse por cada proceso.

La utilidad de esta limitación consiste en que permite identificar los cuellos de botella. Estos representan estancamientos de un proceso determinado. Además gracias al espíritu de la técnica, es algo que se puede observar gráficamente y de forma simple.

3. Optimizar el flujo de trabajo. Se trata de tener como objetivo el poder mantener una producción continua y previsible. Se mide el tiempo completo del ciclo de producto (desde que se recibe el encargo hasta que se entrega).

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También podemos averiguar la cantidad de ítems que un equipo es capaz de generar en un determinado tiempo. Y, de esta forma, poder avanzar en los objetivos de minimizar el tiempo de ciclo del producto, maximizar el número de ítems que los equipos pueden generar y estabilizar estos elementos a lo largo del tiempo.

Obviamente, debemos mantener una evolución en su aplicación en la dirección de ser más colaborativos y atender a la retroalimentación que la información de la propia práctica con Kanban genera respecto a nuestros procesos.