Una de las formas más adecuadas para poder hacer más eficientes los procesos de nuestra organización, y que se está ampliando a cada vez más sectores es una de las técnicas más importantes de la lógica Lean de gestión: el mapa de flujo de valor o VSM.
El VSM consiste en representar gráficamente las operaciones, su secuencia, y los flujos de información que se dan en los procesos de la organización. Y se basa en la idea de tener herramientas simples y visuales que permiten analizar los procesos.
De inicio resultará costoso modificar el foco de nuestra atención, pasando de lo que creo que pasa a definir de forma clara y realista lo que se está haciendo. Dejamos de lado también los resultados para observar los procesos.
¿Cómo empezamos? Lo primero y más importante es mirar lo que hacemos, definirlo bien: las diferentes partes de los procesos, quién se encarga y participa de cada una, qué se obtiene, los flujos de información e interacción entre las partes, etc. Es decir, tratar de definir de la forma más completa y realista posible la forma en la que se trabaja.
Es recomendable ir trabajando por procesos separados. Abordando asuntos de complejidad creciente.
Una vez tenemos toda la información, la graficamos como un mapa de flujo en el que se incluye el tiempo en que se tarda en generar un producto o servicio completo. Este será el tiempo que tendremos que modificar.
Pasamos a identificar en nuestro flujo las actividades necesarias y que agregan valor al producto, las actividades necesarias pero que no agregan valor y las actividades no necesarias o fuente de desperdicio (de tiempo o recursos)
Realizamos otro mapa que nos indique la forma deseada, sin desperdicio (de tiempo o material).
Y, por comparación de ambas, podemos ir identificando aún más elementos de mejora. Estos nos servirán para ir organizando los pasos a dar en un proceso de mejora continua de nuestra empresa.
Capacitar a los trabajadores e implicarlos en que den sus opiniones y recomendaciones de mejora también es muy importante en esta estrategia, ya que ellos conocen mejor que nadie qué hacen y qué podría cambiarse.
En definitiva, utilizando lógicas de Lean management, podemos ser capaces de tener una información más adecuada sobre cómo funcionan nuestros procesos, obteniendo:
-Identificación de los desperdicios que presentan nuestros procesos.
-Identificación de las zonas de mejora de forma gráfica y simple.
-A partir de los datos anteriores nos ofrece el poder generar planes de mejora, mediante cambios pequeños, concretos y medibles.
Por tanto, nos ayudará a comenzar a reducir nuestros costos y a orientarnos a hacer nuestros procesos más eficientes.