El mundo digital suele ir asociado a la velocidad e inmediatez, sí. Y a agilidad en los procesos. Nos quedamos con esa idea sin saber cómo llegar a ese funcionamiento
Pues bien, en este artículo describiremos los requisitos y pasos que se pueden dar para llegar a una empresa que funciona de forma ágil, independientemente de las herramientas que use.
Un ejemplo: funciona igual de bien Trello que un tablero en el que pegamos y movemos post-its según avanzan en un proceso. Lo importante en ambos casos es el funcionamiento y la lógica o filosofía que permiten ese funcionamiento.
Comencemos. La base de cualquier tipo de agilidad, tanto en la comunicación como en los procesos y dinámicas, se encuentra en trabajar mucho en un inicio sin hacer nada. Pensar y estructurar antes de hacer. Es importante definir bien qué hacemos y cómo lo hacemos, pasando luego a qué necesitamos para hacerlo y quienes están involucrados en cada acción o proceso. Esto aporta claridad a la estructura y los procesos.
Una vez hemos definido los puntos anteriores, tenemos que pasar a trabajar dos aspectos: los canales de comunicación tanto formales como informales y la forma de relacionarnos en la empresa. Hace falta un trabajo y un cambio importante para generar confianza dentro de los equipos, al fomentar y utilizar las sugerencias de todo el mundo que está implicado en un proceso, y respetar los acuerdos y promesas que se hacen. Además, explicar las decisiones y transparentar los procesos, incorporando los elementos informarles del funcionamiento real de las empresas.
Todo lo anterior genera climas de confianza y claridad que facilitan la colaboración y el flujo de información.
Una vez hemos logrado generar estos aspectos, es cuando podemos comenzar a hacer en dos vías:
- Introducir, fomentar y reforzar funcionamientos ágiles tanto en cuanto a la estructura clara que hemos definido anteriormente, como en cuanto a la capacidad de colaborar de los trabajadores. Por ejemplo: definición clara de roles y expectativas, o reuniones en las que se puedan realizar y discutir sugerencias.
- Implantar tecnologías que vayan en la misma dirección de colaboración y cambio en los procesos que se ha realizado y explicado dentro de la empresa. Herramientas que faciliten en acceso a la información y el funcionamiento colaborativo.
Con esta estructura de primero pensar, estructurar y preparar lo que queremos conseguir, es cuando podemos llegar al momento en que cuando hacemos los cambios efectivos, estos funcionen no sólo de forma adecuada, sino con cierta rapidez, estableciendo una forma de actuar que permite la adaptación, la colaboración, la coordinación y la participación que caracterizan a los funcionamientos ágiles.
