En muchas empresas, especialmente en estos momentos, se considera que se implementa el trabajo a distancia al enviar colaborador a su casa con su ordenador. O, como mucho comprar alguna suite informática que permita la interacción a distancia y hacer cuentas para todos los colaboradores.
En una situación de emergencia esto puede ser una solución, pero de emergencia, sin recorrido de cara al futuro. Por ello, puede ser una medida adecuada, pero temporal.
Hay diversos factores (más allá de la flexibilidad horaria y la facilidad de acceso) que han de estar presentes para conseguir una dinámica de trabajo a distancia eficiente, satisfactoria y sostenible.
Aquí reflejamos algunos de los más importantes:
– Una buena dinámica de equipos: El que sus equipos tengan una adecuada capacidad de comunicación y colaboración es básico. Esto permite fomentar la colaboración y coordinación.
– Comunicación efectiva: Que la comunicación sea clara, prescriptiva, centrándose en lo que se quiere y cómo se quiere. En entornos deslocalizados es muy importante este aspecto para lograr coordinarse de forma adecuada.
– Recursos adecuados: Aunque parezca una obviedad, los colaboradores han de contar con las herramientas y los medios para realizar su trabajo. Esto incluye tanto tecnología como una estructura clara y compartida. Igualmente es muy importante que se ofrezca apoyo y capacitación sobre las herramientas a usar.
– Procedimientos bien definidos: En el trabajo a distancia es más importante que incluso en el trabajo presencial, ya que el que los procesos sean estables, compartidos y claros para todos facilita una protocolización y unidad de los colaboradores.
– Cambio de perspectiva: Pasar de una posición gerencial de supervisión a coordinación de la información y de las tareas.
Tecnología adecuada: Presencia y conocimiento de uso de plataformas de comuniaciones unificadas, gestión de proyectos, visualización de datos, gestión de clientes, etc.
– Cuidar el aspecto social: Es importante mantener la sensación de comunidad y pertenencia. Para ello, existen redes sociales empresariales que permiten mantener el contacto, dar recompensas, hacer anuncios, etc..